Fakturaautomatisering
Fakturaene finner veien til riktig kostnad selv
Aimz henter fakturaene fra regnskapet kontinuerlig, og kobler dem til riktig kontrakt eller endring den hører til. Automatisk – i stedet for å punche.
Utfordringen
Fakturabehandling er der timene forsvinner
Hver måned skal noen hente ut fakturaene, finne ut hva de gjelder, koble dem til riktig kontrakt eller endring og taste dem inn. Det er tidkrevende arbeid med lav feilmargin – og det som ikke blir koblet, blir usynlig i prognosen.
Punching som tar dager
Hver faktura finnes, kobles til riktig kontrakt og tastes inn for hånd. Hver måned, i hvert prosjekt.
Lekkasje i prognosen
Kommer det en faktura på en kostnad ingen har planlagt, er sluttprognosen feil uten at noen vet det.
Bilaget ligger et annet sted
Skal du sjekke hva en kostnad faktisk gjelder, må du inn i regnskapssystemet og lete.
Slik jobber AIMZ
Fra bilag i regnskapet til riktig plass i prosjektet
Fakturaene hentes inn av seg selv
AIMZ integrerer mot regnskapssystemet og henter fakturaer og interne føringer omtrent hvert kvarter – både innkommende og utgående. Fakturanummer, leverandør, konto, prod.kode, datoer, beløp og innestående følger med. Bilaget ligger i AIMZ, så du slipper å lete i regnskapet.
AI foreslår, du bestemmer
Hver faktura havner automatisk på riktig konto eller produksjonskode. Men det er tilknytningen mot den planlagte kostnaden – kontrakten, innkjøpet, endringen eller motkravet – som gir reell oppfølging. AIMZ foreslår treffet med en sannsynlighet, og du godkjenner eller overstyrer.
Hold oversikt over fakturastatus
En faktura er enten mottaksregistrert, tilknyttet, uten tilknytning eller avvist. Mottaksregistrerte ligger på flyt og kan knyttes allerede før de er bokført.
Hva prosjektene får igjen
Spørsmål vi ofte får
Hva skjer hvis en faktura har en prod.kode/konto som ikke finnes på prosjektet?
Den samles under en fallback-konto uten konto- eller prod.kode, i stedet for å forsvinne. Derfra tar du stilling til hvor den hører hjemme.
Må jeg knytte hver eneste faktura?
Nei. Du kan la fakturaen bli liggende på kontoen eller prod.koden. Men da følger du ikke opp mot en planlagt kostnad, og risikerer lekkasje i prognosen.
Kan en faktura dekke flere kostnader?
Ja. Du kan dele fakturaen, for eksempel med én del mot en endringsmelding og resten mot kontraktsarbeider.
Ser jeg om fakturaen er betalt?
Ja. Betalte fakturaer får et avsjekk-ikon, og fakturaer som er parkert eller forfalt uten å være betalt får et varselsikon til de er gjort opp.