For CFO og økonomiavdelingen
Prognosen du rapporterer videre må kunne etterprøves
Du signerer på tall du ikke har regnet selv. AIMZ gir hver post i prognosen en kilde helt ned til bilaget, samme periodiseringsregler på alle prosjekter, og en konsolidering som er et oppslag i stedet for en månedsøvelse.
Utfordringen
Du rapporterer tall du ikke kan etterprøve selv
Prognosene kommer inn fra prosjektlederne i ulike regneark, med ulike forutsetninger om ferdiggrad og avsetninger. Du sammenstiller dem, men kan ikke se hva som ligger bak – og når revisor spør, må noen rekonstruere regnestykket.
Tjue prognoser, tjue forutsetninger
Hver prosjektleder regner ferdiggrad og avsetninger på sin måte. Summen blir et tall, men ikke et sammenlignbart tall – og avvik mellom prosjekter kan like gjerne være ulik metode som ulik drift.
Månedsavslutningen tar en uke
Innhenting, purring, konsolidering og avstemming gjøres manuelt. Når rapporten er ferdig, er tallene allerede halvannen måned gamle og beslutningsvinduet er borte.
Tall uten kilde
Når revisor eller styret spør hva som ligger bak en avsetning, må noen finne frem regnearket det ble regnet i. Ofte er det ikke dokumentert hvem som satte forutsetningen, eller når.
Slik jobber AIMZ
Bygget for tall som skal tåle spørsmål
Konsolidering på tvers av selskaper og prosjekter
Alle prosjekter bruker samme kontoplan og samme prognosemodell, uansett hvilket selskap de ligger i. Konsernbildet er derfor et oppslag: produksjonsverdi, dekningsbidrag og sluttprognose per selskap, per prosjekt, per periode – uten at noen limer sammen regneark ved månedsslutt.
Periodisering og ferdiggrad etter samme regler overalt
Ferdiggrad, opptjent inntekt og avsetninger regnes av systemet etter regler du setter én gang, ikke av den enkelte prosjektlederen. Når måneden er avsluttet og postert, går resten til prognose – og to prosjekter med samme situasjon får samme behandling.
Revisorspor fra konsernsum til enkeltbilag
Hver sum kan åpnes: konsern til selskap, selskap til prosjekt, prosjekt til kostnadspost, kostnadspost til faktura, faktura til bilaget i regnskapssystemet. Det er den samme bevegelsen revisor gjør, bare uten at noen må hente frem dokumentasjonen manuelt.
Hva økonomiavdelingen får igjen
Spørsmål vi ofte får
Erstatter AIMZ regnskapssystemet vårt?
Nei. AIMZ leser fakturaer, bilag og hovedbok fra regnskapssystemet og legger prosjektøkonomien over det. Bokføringen og årsoppgjøret blir stående der de er i dag – AIMZ eier prognosen, periodiseringen og porteføljebildet.
Kan vi konsolidere på tvers av flere selskaper?
Ja. Prosjekter kan ligge i hvert sitt selskap med egen kontoplan og egne tilganger, og konsolideres samtidig til selskaps- og konsernnivå. Du kan se ett selskap isolert eller alle sammen uten å flytte data mellom systemer.
Hvordan beregnes ferdiggrad og opptjent inntekt?
Ferdiggrad regnes av påløpt kostnad mot sluttprognose, etter regler som settes én gang og gjelder alle prosjekter. Opptjent inntekt og avsetninger følger av dette, så to prosjekter med samme situasjon behandles likt uansett hvem som fører dem.
Tåler dette en revisjon?
Hver sum kan åpnes ned til det enkelte bilaget, og endringer i forutsetninger er loggført med bruker og dato. Det er nettopp det sporet en revisor etterspør, tilgjengelig uten at noen rekonstruerer regnestykket i etterkant.
Hvor lang tid tar en implementering?
Oppsettet handler om kontoplan, integrasjon mot regnskapssystemet og de første prosjektene. Det er ikke et år med konsulenter – ta kontakt, så går vi gjennom porteføljen din og sier hva som er realistisk.