Rapportering og dashbord
Månedsrapporten skriver seg selv
Fordi hver registrering spores med tidspunkt, ser du ikke bare hvor prosjektet står – du ser hvor det er på vei. Følg trendene over tid, eller spol tilbake til forrige månedsskifte og se tallene akkurat slik de var da. Rapporten skrives ut på et blunk, med perioden, fokuset og presentasjonen du velger.
Utfordringen
Hvilken versjon av Excel-arket er den riktige?
Bokførte tall skal hentes fra regnskapet, limes inn og formateres. Så lagres rapporten som «Rapport_mars_v3_ENDELIG» – og tre måneder senere er det ingen som vet hvilken versjon som faktisk var den endelige. I AIMZ er alt sporbart: rapporten kan skrives ut nøyaktig slik prosjektet så ut på et hvilket som helst tidspunkt.
Uttrekk og liming hver måned
Tall hentes ut av regnskapet og limes inn i en mal. Samme jobb, i hvert prosjekt, hver periode.
Tallene kan ikke spoles tilbake
Du ser hva prognosen er i dag, men ikke hva den var ved forrige månedsskifte – med mindre noen husket å kopiere inn de gamle periodetallene. Fort gjort å gjøre feil.
Ingen vei fra tallet til kilden
Rapporten viser et avvik, men ikke hvilken faktura eller endring som skapte det. Da starter letingen.
Slik jobber AIMZ
Én datakilde, tre måter å se den på
Dashbord du setter opp selv
En prosjektleder og en økonomisjef trenger ikke se det samme. Velg widgetene som er relevante for din rolle, plasser dem der du vil ha dem, og la oppsettet stå. Alle widgetene leser fra samme grunnlag, så tallene henger sammen uansett hvordan de settes opp.
Månedsrapport mot forrige periode
Rapporten genereres fra det som allerede står registrert, og settes automatisk opp mot forrige periode. Det interessante er sjelden tallet i seg selv – det er bevegelsen. Flyttet prognosen seg, ser du hvor mye og hvorfor, med endringen som forårsaket det som kilde.
Hele porteføljen i én oversikt
Fordi alle prosjekter registrerer likt, kan de sammenstilles uten at noen gjør jobben manuelt. Ledelsen ser dekningsgrad, prognose og avvik på tvers – og kan gå fra porteføljetallet ned til den enkelte fakturaen uten å be om et uttrekk.
Hva prosjektene får igjen
Spørsmål vi ofte får
Kan vi bruke vår egen rapportmal?
I AIMZ bygger dere opp dashbord og tabeller selv, slik at rapporten følger deres egen mal – dere velger hvilke prosjektdata som presenteres og hva som skal være i fokus. Skal den rapporteres videre oppover i organisasjonen eller eksternt, kan tallene eksporteres.
Hva skjer hvis noen registrerer noe etter at perioden er rapportert?
Perioden låses når den er rapportert, så tallene i den rapporten står. Nye registreringer havner i inneværende periode og vises som en bevegelse der.
Får ledelsen se alle prosjektene?
Tilgangen styres per rolle. En prosjektleder ser sine prosjekter, mens økonomi og ledelse kan gis tilgang til porteføljen på tvers.
Hvordan velger jeg hvilke tall rapporten skal bygge på?
Når du oppretter en rapport setter du både prognosedato og bokført dato. Prognosedatoen henter prognosetallene slik de så ut på det tidspunktet, mens bokført dato henter fakturaene og de bokførte tallene slik de er regnskapsført. Rapporterer du for august i midten av september, tar du med prognosetallene frem til i dag, men kun bokførte tall til og med august.