Integrasjon
Fakturamottak
AIMZ og Compello
Compello tar imot fakturaene deres. AIMZ henter dem inn i samme øyeblikk de kommer – med beløp, leverandør og bilde – og gjør dem synlige for alle på prosjektet før noen har godkjent noe.
Derfor er dette viktig
Alle ser fakturaen med en gang – ikke bare den som skal godkjenne
Vanligvis vet bare én person at en faktura har kommet: den den ligger til godkjenning hos. Alle andre på prosjektet oppdager kostnaden når den er bokført, kanskje uker senere. Ligger fakturaen på en ferie eller et skrivebord, er den usynlig så lenge.
Med Compello koblet til AIMZ blir fakturaen mottaksregistrert i samme øyeblikk den kommer inn. Beløp, leverandør og bilde er synlig for hele prosjektet med en gang, og prognosen viser den som forventet kostnad – tydelig merket som ikke bokført ennå.
- Beløp, leverandør og fakturabilde synlig for hele prosjektet ved mottak
- Ingen er avhengig av at godkjenneren er på plass for å se kostnaden
- Mottatt, ikke bokført vises som egen linje – aldri blandet inn i bokførte tall
- Uventede fakturaer oppdages mens det ennå er mulig å ta dem opp
Nordvik Betong Mottatt i dag 08:12 · ikke godkjent | 1 240 000 kr | Mottatt |
Ramirent Mottatt i dag 07:40 · ikke godkjent | 84 200 kr | Mottatt |
Sørlie Elektro Godkjent i går av Marius H. | 486 000 kr | Godkjent |
Haugsted Ventilasjon Bokført 2. april · bilag 40182 | 312 000 kr | Bokført |
| Mottatt, ikke bokført | 1,32M |
Slik fungerer det
Fra mottak i Compello til synlig kostnad i AIMZ
Godkjenningsflyten deres endres ikke. AIMZ legger seg ved siden av: fakturaen blir synlig for prosjektet ved mottak, og går videre til godkjenning og bokføring som før.
- 1
Koble mottaket
AIMZ kobles til Compello med lesetilgang. Godkjenningsflyten og reglene deres røres ikke.
- 2
Fakturaen mottaksregistreres
Med en gang fakturaen kommer inn, er beløp, leverandør og bilde synlig på prosjektet i AIMZ – merket som mottatt, ikke bokført.
- 3
Godkjenning og bokføring som før
Fakturaen går videre gjennom Compello til ERP-systemet. Når den er bokført, bytter linjen status og prognosen bygger på det bokførte tallet.
Hva som synkroniseres
Mottaket er kilden, regnskapet er fasit
Dataflyten går én vei: fra Compello til AIMZ. Mottaksregistrerte fakturaer holdes tydelig atskilt fra bokførte, slik at prognosen aldri blander det som er sikkert med det som er ventet.
- Mottaksdato, leverandør og beløp ved mottak
- Fakturabilde og vedlegg, synlig for prosjektet
- Status gjennom flyten: mottatt, godkjent, bokført
- Forslag til prosjekt og kostnadspost fra AI
Oppsett
- Retning
- Compello → AIMZ
- Tilgang
- Kun lesing
- Oppdatering
- Ved mottak, løpende
- Påvirker godkjenning
- Nei
Om Compello
Etablert leverandør av fakturamottak og fakturaflyt
Compello leverer løsninger for elektronisk fakturamottak, fakturaflyt og godkjenning til norske og nordiske virksomheter. Fakturaene kommer inn i Compello og går videre til godkjenning og bokføring i ERP-systemet – AIMZ leser dem på veien, slik at prosjektet ser kostnaden med en gang.
Les mer på compello.comSpørsmål vi ofte får
Endrer dette godkjenningsflyten vår?
Nei. Fakturaen går gjennom Compello og videre til ERP-systemet akkurat som før, med samme regler og samme godkjennere. AIMZ leser bare med, og gjør kostnaden synlig for prosjektet tidligere.
Hva betyr mottaksregistrert i AIMZ?
Det er en egen status: fakturaen er kommet inn, men ikke godkjent eller bokført. Beløpet vises som forventet kostnad og holdes atskilt fra bokførte tall, så du alltid ser forskjellen på det som er sikkert og det som er ventet.
Blir prognosen feil av fakturaer som ikke er godkjent?
Nei, fordi de ikke blandes inn. Mottatte fakturaer summeres på egen linje. Du ser både den bokførte kostnaden og hva som ligger i mottaket – og kan velge om du vil styre etter det ene eller begge.
Hvem kan se fakturaen?
De som har tilgang til prosjektet i AIMZ. Poenget er nettopp at prosjektlederen, økonomi og ledelsen ser samme faktura samtidig, i stedet for at kunnskapen sitter hos den den ligger til godkjenning hos.
Hva om en faktura ligger uåpnet i flere uker?
Da er den likevel synlig i AIMZ fra dag én, med mottaksdato. Det er ofte her penger forsvinner: en faktura ingen har sett kan verken bestrides, viderefaktureres eller knyttes til et endringskrav før fristen løper ut.