Integrasjon
Fakturamottak
AIMZ og Semine
Semine leser og tolker fakturaene deres automatisk. AIMZ henter dem inn med en gang de er mottatt – beløp, leverandør og bilde – slik at hele prosjektet ser kostnaden før den er godkjent og bokført.
Derfor er dette viktig
Alle ser fakturaen med en gang – ikke bare den som skal godkjenne
Vanligvis vet bare én person at en faktura har kommet: den den ligger til godkjenning hos. Alle andre på prosjektet oppdager kostnaden når den er bokført, kanskje uker senere. Ligger fakturaen på en ferie eller et skrivebord, er den usynlig så lenge.
Med Semine koblet til AIMZ blir fakturaen mottaksregistrert i samme øyeblikk den kommer inn. Beløp, leverandør og bilde er synlig for hele prosjektet med en gang, og prognosen viser den som forventet kostnad – tydelig merket som ikke bokført ennå.
- Beløp, leverandør og fakturabilde synlig for hele prosjektet ved mottak
- Ingen er avhengig av at godkjenneren er på plass for å se kostnaden
- Mottatt, ikke bokført vises som egen linje – aldri blandet inn i bokførte tall
- Uventede fakturaer oppdages mens det ennå er mulig å ta dem opp
Nordvik Betong Mottatt i dag 08:12 · ikke godkjent | 1 240 000 kr | Mottatt |
Ramirent Mottatt i dag 07:40 · ikke godkjent | 84 200 kr | Mottatt |
Sørlie Elektro Godkjent i går av Marius H. | 486 000 kr | Godkjent |
Haugsted Ventilasjon Bokført 2. april · bilag 40182 | 312 000 kr | Bokført |
| Mottatt, ikke bokført | 1,32M |
Slik fungerer det
Fra mottak i Semine til synlig kostnad i AIMZ
Godkjenningsflyten deres endres ikke. AIMZ legger seg ved siden av: fakturaen blir synlig for prosjektet ved mottak, og går videre til godkjenning og bokføring som før.
- 1
Koble mottaket
AIMZ kobles til Semine med lesetilgang. Godkjenningsflyten og reglene deres røres ikke.
- 2
Fakturaen mottaksregistreres
Med en gang fakturaen kommer inn, er beløp, leverandør og bilde synlig på prosjektet i AIMZ – merket som mottatt, ikke bokført.
- 3
Godkjenning og bokføring som før
Fakturaen går videre gjennom Semine til ERP-systemet. Når den er bokført, bytter linjen status og prognosen bygger på det bokførte tallet.
Hva som synkroniseres
Mottaket er kilden, regnskapet er fasit
Dataflyten går én vei: fra Semine til AIMZ. Mottaksregistrerte fakturaer holdes tydelig atskilt fra bokførte, slik at prognosen aldri blander det som er sikkert med det som er ventet.
- Mottaksdato, leverandør og beløp ved mottak
- Fakturabilde og vedlegg, synlig for prosjektet
- Status gjennom flyten: mottatt, godkjent, bokført
- Forslag til prosjekt og kostnadspost fra AI
Oppsett
- Retning
- Semine → AIMZ
- Tilgang
- Kun lesing
- Oppdatering
- Ved mottak, løpende
- Påvirker godkjenning
- Nei
Om Semine
AI-drevet fakturamottak og bilagsbehandling
Semine er en norsk løsning som bruker AI til å tolke, kontere og flytte inngående fakturaer gjennom godkjenning og videre til regnskap. Selskapet er i dag en del av Rydoo, og de to merkevarene videreføres side om side. Semine håndterer bilaget, AIMZ håndterer prosjektøkonomien – og fordi AIMZ leser fakturaen ved mottak, vet prosjektet om kostnaden lenge før den er postert.
Les mer på semine.comSpørsmål vi ofte får
Endrer dette godkjenningsflyten vår?
Nei. Fakturaen går gjennom Semine og videre til ERP-systemet akkurat som før, med samme regler og samme godkjennere. AIMZ leser bare med, og gjør kostnaden synlig for prosjektet tidligere.
Hva betyr mottaksregistrert i AIMZ?
Det er en egen status: fakturaen er kommet inn, men ikke godkjent eller bokført. Beløpet vises som forventet kostnad og holdes atskilt fra bokførte tall, så du alltid ser forskjellen på det som er sikkert og det som er ventet.
Blir prognosen feil av fakturaer som ikke er godkjent?
Nei, fordi de ikke blandes inn. Mottatte fakturaer summeres på egen linje. Du ser både den bokførte kostnaden og hva som ligger i mottaket – og kan velge om du vil styre etter det ene eller begge.
Hvem kan se fakturaen?
De som har tilgang til prosjektet i AIMZ. Poenget er nettopp at prosjektlederen, økonomi og ledelsen ser samme faktura samtidig, i stedet for at kunnskapen sitter hos den den ligger til godkjenning hos.
Hva om en faktura ligger uåpnet i flere uker?
Da er den likevel synlig i AIMZ fra dag én, med mottaksdato. Det er ofte her penger forsvinner: en faktura ingen har sett kan verken bestrides, viderefaktureres eller knyttes til et endringskrav før fristen løper ut.
Semine er kjøpt av Rydoo – gjelder integrasjonen fortsatt?
Ja. Semine er i dag en del av Rydoo, og de to merkevarene videreføres side om side. Integrasjonen mot AIMZ er den samme, og du finner den igjen under Semine.